Ini dia macam macam arsip yang perlu kamu ketahui. Arsip merupakan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dari berbagai macam bentuk lembaga. Selain itu organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa berbagai surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.

Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital juga. Mengingat jumlah arsip yang sangat banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Ini dia macam macam arsip yang perlu kamu ketahui. Macam-macam arsip sangatlah banyak, arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief  yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan barang sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang untuk penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip sangat lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Ini Dia Macam Macam Arsip Yang Perlu Kamu Ketahui

arsip

1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya

a. Kepegawaian, Contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan lain lain.

b. Keuangan, Contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar dan sebagainya.

c. Pemasaran, Contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan banyak lagi.

d. pendidikan, Contoh : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan lainnya.

2. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

Penggolongan arsip ini lebih mendasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam penggolongan ini ada macam-macam arsip, yaitu:

a. bernilai informasi, contohnya : pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan lain lain.

b. Arsip bernilai Administrasi, misalnya : ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya.

c.  Arsip hukum, contoh : akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, putusan peradilan, dan lain sebagainya.

d. ilmiah, contohnya : hasil penelitian.

e. pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan lainnya.

3. Arsip Menurut Keasliannya

Penggolongan ini juga berdasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan menjadi;

a. Karena macam-macam arsip yang asli merupakan dokumen yang langsung terkena hentaka mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.

b. Selain ituTembusan yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya dalam bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.

c. Salinan adalah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d. Arsip Petikan yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen yang asli.

Fungsi Macam-macam Arsip

Ini dia macam macam arsip yang perlu kamu ketahui. Secara umum arsip juga memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu juga memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi Primer

Fungsi primer merupakan nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer ini juga meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi sekunder

Ini dia macam macam arsip yang perlu kamu ketahui. Dari yang sekunder merupakan nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna sekunder ini juga meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Sifat dan Karakter Macam-macam Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antaranya adalah:

  • Autentik merupakan informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
  • Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status untuk bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
  • Unik karena tidak dibuat oleh massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasikan atau dibuat tembusan akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
  • Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih untuk bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

 Tujuan Macam-macam Arsip

Ini dia macam macam arsip yang perlu kamu ketahui. Tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan dalam bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

  • Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selam saat diperlukan.
  • Menyiapkan surat setiap saat diperlukan.
  • Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah saat diperlukan sebagai pelengkap.

Macam-macam Asas Kearsipan

Jadi macam-macam arsip atau Pada  dasarnya  ada  beberapa  asas  dalam  pengelolahan  surat  baik,  surat masuk ataupun  surat  keluar yaitu  asas  sentralisasi,  asas  desentralisasi  atau gabungan  antara  kedua  tersebut.  Untuk  penentuan asas tersebut  ada  juga beberapa pertimbangan  misalnya  lokasi  dari  setiap  unit  kerja  apa  berada  dalam satu atap atau tidak,  volume surat  yang  besar, jumlah  pegawai  dan  pertimbangan  lainnya. Dibawah ini asas-asas adalah:

1. Asas Sentralisasi

Secara  umum  asas saat digunakan  organisasi  adalah  asas  sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara  terpusat  (sentral).  Asas  ini  juga disebut dengan asas  satu pintu  atau  one door/gate  policy. Dengan  menggunakan asas  sentralisasi  ini  akan  lebih  mudah  dalam pengendalian dan penelusurannya,  karena  pencatatan,  penyampaian,  dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa asas ini maka:

  1. Penerimaan  dan  pengiriman  surat,  penggolongan,  pengendalian, dilaksanakan dalam sepenuhnya oleh unit kearsipan.
  2. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan dengan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
  3. Penggunaan sarana pencatatan surat menjadi sangat lebih efisien.

Dengan  melihat  kondisi  seperti  ini  maka  asas  sentralisasi  sesuai  organisasi  yang  lingkup kerjanya berada  dalam  satu  gedung  atau  satu  atap dengan volume surat yang ditangani sangat relatif kecil.

2. Asas Desentralisasi

Ini dia macam macam arsip yang perlu kamu ketahui. Asas desentralisasi adalah  kegiatan  pengelolahan  surat  baik dan  surat  masuk  maupun  keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit  kerja  sangat bertanggung jawab  dalam melakukan penerimaan  surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam  asas  ini untuk organisasi  yang  unitnya terpencar  atau mempunyai kantor  perwakilan  atau  kantor cabang  pada  beberapa  tempat  akan  lebih mudah  dan  efisien  jika  dilakukan  secara desentralisasi dimana  masing masing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya ini.

Kalau hal ini terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan  sistem  dan  prosedur serta sarana  pencatatan  yang  standar sehingga dilakukan pada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja akan menjadi lebih  cepat  dan  surat  tersebut menjadi  lebih  cepat  diproses  dan ditindak lanjuti.  Tetapi  sebaliknya  asas  ini  juga  mempunyai kelemahannya yaitu  kemungkinan  terjadinya  ketidak seragaman  sistem  dan  prosedur pengendalian  dan pencatatan  surat  di  samping  juga tentu  saja  kemungkinan penggunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

Baca juga : PENGERTIAN ARSIP DAN 5 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BESERTA CONTOHNYA