Berbagai Cara Menyimpan Dokumen Penting yang Terbukti Aman

Berbagai Cara Menyimpan Dokumen Penting yang Terbukti Aman

Cara Menyimpan Dokumen – Dokumen-dokumen penting biasanya terbuat dari bahan kertas yang bisa rusak, misalnya sertifikat tanah, ijazah atau surat-surat penting lainnya.

Ada berbagai macam penyebab yang dapat membuat dokumen-dokumen dari bahan kertas ini rusak, mulai dari suhu, rayap, terkena matahari langsung dan lain sebagainya.

Terdapat berbagai macam cara untuk menyimpan kertas-kertas berharga ini, mulai dari menyewa deposit box di bank-bank, di dalam secure box baja, lemari pakaian bahkan ada juga yang menyelipkannya di bawah kasur. Bagaimanapun juga, keamanan menjadi faktor utama untuk menyimpannya.

Tips standar ketika menyimpan dokumen-dokumen ini adalah: Harus aman dari pencurian, kebocoran informasi(kerahasiaan), kerusakan, bencana dan kehilangan. Di sini akan di berikan trik bagaimana menyimpan dokumen agar tidak mudah rusak ketika disimpan untuk waktu yang sangat-sangat panjang.

Trik agar dokumen awet adalah dengan cara menaruhnya di tempat yang tidak mudah terpengaruh oleh perubahan kondisi suhu seperti kelembaban yang dapat memicu tumbuhnya jamur, tempat yang terbebas dari air, tidak terkena matahari langsung, serta terbebas dari rayap.

Yang kita perlukan pertama adalah sebuah wadah makanan kedap udara yang berbahan plastik elastis, pilihlah dengan ukuran yang pas dan cukup untuk memuat dokumen-dokumen Anda.

Pernahkah Anda menemukan bungkusan-bungkusan kecil di dalam kotak sepatu yang baru saja Anda beli? Bungkusan-bungkusan kecil tersebut adalah bungkusan yang berfungsi untuk menyerap lembab, tujuannya agar sepatu selalu kering dan fresh.

cara menyimpan dokumen

Nah Anda tambahkan beberapa bungkusan-bungkusan silica gel ini kedalam kotak dokumen Anda. Dengan adanya silica gel ini di dalam kotak dokumen anda, kelembaban ruang dokumen anda akan terjaga.

Anda juga bisa mendapatkan silica gel ini di toko-toko hardware. Dengan cara ini, dokumen-dokumen anda tidak akan mudah rusak untuk waktu yang cukup lama. Dibawah ini beberapa cara menyimpan dokumen yang paling aman.

Berbagai Cara Menyimpan Dokumen yang Aman

1. Cara Menyimpan Dokumen di dalam Brankas

cara menyimpan dokumen

Brankas adalah lemari atau kotak besi tahan api yang biasa dipergunakan untuk melindungi barang-barang berharga dari bahaya kebakaran dan pencurian atau pembongkaran seperti uang, surat-surat berharga, perhiasan, dan lain lain.

Brankas umumnya berbentuk kubus, balok atau silinder. Ada berbagai jenis brankas, dari yang kecil dan portabel, brankas yang dipasang di dinding, maupun brankas besar berbentuk ruangan. Cara menyimpan dokumen di dalam brankas adalah cara yang paling aman.

Baca Juga Lakukan Ini dan Dapatkan 9 Keuntungan Menabung di Bank

Jenis Jenis Brankas Berdasarkan Ketahanan

1). Steel Safes (brankas yang terbuat dari pelat besi/baja saja).

Brankas seperti ini tidak tahan api dan biasanya hanya di pergunakan untuk penyimpanan uang yang relatif sedikit untuk kebutuhan operasional usaha sekala kecil.

2). Fire Safes (brankas yang sudah di lengkapi dengan fitur tahan api).

Brankas jenis ini terlihat dari ketebalan body brankas dan bila di ketuk terasa ada isi dari body brankas tersebut.

3). Fire and Burglar Safes (Brankas yang masuk klasifikasi Tahan Api dan Tahan Dobrak).

Brankas jenis ini sangat di rekomendasikan untuk digunakan karena sudah memiliki keamanan yang relatif tinggi. Biasanya sudah di lengkapi fitur relocking (penguncian otomatis yang di design khusus).

Dari fisik brankas terlihat berdinding tebal, bahan pelat juga lebih tebal dari jenis Brankas Tahan Api.

Kegunaan Brankas

1). Kegunaan Brankas di Bank

  1. Brankas dijadikan tempat untuk menyimpan dokumen-dokumen penting milik Bank tersebut yang sangat dirahasiakan. Dan hanya staf-staf yang diberi kewenangan saja yang diberikan kode Brankas tersebut.
  2. Brankas digunakan untuk menyimpan dana yang di setorkan nasabah sebelum dana itu dikelola kembali oleh Bank untuk diinvestasikan ke sektor-sektor yang membutuhkan
  3. Brankas di Bank, digunakan untuk menyimpan surat-surat penting yang biasanya dijadikan jaminan oleh nasabah untuk melakukan pencairan dana dari Bank. Biasanya sering kita temui di bank, berada di bagian Teller yang memang berhubungan dengan uang dan nasabah.

2). Kegunaan Brankas Bagi para Ibu Rumah Tangga

Bagi Para ibu rumah tangga, sudah  seharusnya memiliki Brankas di rumahnya. Mengapa? Karena  sebagai ibu rumah tangga yang tugasnya melayani dan menjaga seluruh harta suami yang diamanahkan kepadanya, baik itu berupa uang, perhiasan ataupun surat-surat berharga, dapat menyimpan semua harta yang diamanahkan kepadanya tadi didalam brankas.

Brankas bagi para ibu rumah tangga merupakan pilihan yang efektif  untuk menyimpan dan melindungi barang-barang penting anda dari pencurian bahkan dari api. Brankas ini sangat efektif terutama bagi ibu rumah tangga yang senang mengumpulkan berbagai macam bentuk perhiasan.

Untuk kebutuhan yang sifatnya pribadi, maka pilihlah brankas yang terbuat dari baja tahan api, dan juga terlindungi dari pencurian. Jadi ketika kita meninggalkan rumah, dokumen penting milik Anda akan terlindungi dengan baik didalam brankas.

3). Brankas Solusi Utama Pencegah Perampokan dan Kebakaran

Bayangkan saja jika suatu saat di kantor maupun di rumah terjadi perampokan maupun kebakaran, tentu saja pada saat kondisi genting seperti itu tidak mungkin lagi untuk menyelamatkan barang-barang berharga maupun file-file penting.Namun anda tidak perlu khawatir dan masih bisa punya harapan untuk meneruskan usaha anda jika file-file penting maupun barang-barang berharga tersimpan di brankas.

Keberadaan brankas solusi utama pencegah perampokan dan kebakaran untuk perusahaan anda bahkan tidak hanya itu saja bisa sebagai perlindungan dari berbagai bencana alam karena ketangguhannya yang tidak bisa hancur. Sayangnya untuk memperoleh jenis brankas seperti itu anda salah dalam menentukan toko mana yang paling tepat untuk belanja anda.

4). Brankas Sebagai Tempat Penyimpanan File dan Dokumen Penting

Brankas sebagai tempat penyimpanan file tidaklah harus berkualitas seperti brankas tempat penyimpanan, uang dan logam mulia yang dibutuhkan brankas dengan sistem keamanan yang berlapis-lapis agar tidak mudah dibobol maling.

Tempat tempat penyimpanan arsip-arsip seperti di rumah sakit, kantor-kantor pemda  yang tujuannya hanya untuk merapikan arsip yang ada, hanya membutuhkan brankas yang terbuat dari bahan anti api, mengapa?.. karena berkas-berkas yang ada di dalam Brankas tersebut merupakan dokumen yang kegunaannya sepanjang masa.

Brankas untuk tempat penyimpanan arsip data tidak perlu menggunakan sistem keamanan yang berlapis, karena kecil kemungkinan untuk dicuri maling. Tidak seperti uang dan logam mulia yang memang selalu menjadi incaran para pencuri.

2. Menggunakan Safe Deposit Box

cara menyimpan dokumen

Safe Deposit Box adalah suatu wadah atau kotak penyimpanan harta atau surat berharga, yang biasanya ditempatkan pada suatu ruang khazanah yang  dirancang secara khusus dari bahan baja yang kokoh, tahan bongkar dan tahan api.

Tujuannya untuk menjaga keamanan barang yang disimpan dan kenyamanan penggunanya. Kotak simpanan atau SDB ini biasanya berada di bank, kantor pos atau institusi lainnya.

Kotak simpanan ini umumnya digunakan untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia, mata uang asing, dokumen penting, penyimpanan data komputer yang perlu dilindungi dari pencurian, kebakaran, banjir dan lain lain.

Umumnya penyewa atau nasabah membayar sejumlah biaya kepada bank sebagai biaya sewa kotak tersebut, yang hanya dapat dibuka dengan kombinasi kunci khusus, tanda tangan yang valid dari penyewa, dan mungkin kode-kode tertentu yang ditetapkan oleh bank.

Beberapa bank bahkan menggunakan fasilitas keamanan dual – kontrol biometrik untuk melengkapi prosedur keamanan konvensional yang sudah ada.

Kegunaan Safe Deposit Box

1). Untuk menyimpan surat-surat berharga dan surat-surat penting seperti sertifikat-sertifikat, saham, obligasi, surat perjanjian, akte kelahiran, ijazah, dan lain-lain.

2). Untuk menyimpan benda-benda berharga seperti emas, berlian, mutiara, intan, dan lain-lain.

Barang-barang Yang Dilarang Disimpan Dalam Safe Deposit Box

1). Narkotika dan sejenisnya

2). Bahan yang mudah meledak

Keuntungan Safe Deposit Box (Kotak Penyimpanan)

1). Aman. Ruang penyimpanan yang kokoh dilengkapi dengan sistem keamanan terus menerus selama 24 jam. Untuk membukanya diperlukan kunci dari penyewa dan kunci dari bank. 

2). Fleksibel. Tersedia dalam berbagai ukuran sesuai dengan kebutuhan penyewa baik bagi penyewa perorangan maupun badan.

3). Mudah. Persyaratan sewa cukup dengan membuka tabungan atau giro (ada bank yang tidak mensyaratkan hal tersebut, namun mengenakan tarif yang berbeda).

3. Simpan Dalam Map

cara menyimpan dokumen

Map berfungsi sebagai tempat laporan hasil belajar, Ijazah/STTB dan dokumen lain yang diberikan kepada siswa setiap akhir tahun ajaran, maupun tahun ajaran baru untuk tempat Raport sisipan.

Dengan kualitas terbaik, dan bermacam warna pilihan, serta dengan kualitas logo warna yang sempurna. Membuat produk Map Raport, Map Ijazah, dan Map Sertifikat semakin unggul di pasaran. Dengan cara menyimpan dokumen pribadi menggunakan map akan membuat dokumen Anda lebih aman.

4. Memperbanyak Dokumen

cara menyimpan dokumen

Cara aman yang utama adalah dengan memperbanyak dokumen yang Anda miliki secepatnya. Caranya, dengan di fotocopy atau di scanner.

Simpan dokumen yang tercopy ini dengan baik di lemari Anda atau tempat aman lainnya. Untuk dokumen yang discanner bisa disimpan di flash disk, CD atau komputer.

Penggandaan dokumen ini sangat penting manfaatnya. Jika sewaktu-waktu dokumen yang asli rusak, hilang maka Anda bisa mengurus lagi dengan cepat. Adanya dokumen copyan ini akan memudahkan pengurusan untuk mendapatkan dokumen pengganti.

5. Cara Menyimpan Dokumen dengan Laminating

cara menyimpan dokumen

Agar dokumen tidak rusak dimakan serangga, terkena air dan sobek sebaiknya dilaminating plastik. Ijazah, piagam penghargaan, KK, dan akta kelahiran adalah contoh dokumen yang wajib Anda laminating.

Sebelum di copy, sebaiknya dokumen dokumen berharga Anda di laminating terlebih dahulu menggunakan mesin laminating.

Jenis Jenis Cara Menyimpan Dokumen Menggunakan Laminasi

1. Laminasi Doff

Metode Laminasi Doff adalah jenis laminasi yang menghasilkan lapisan plastik yang berwarna gelap dan tidak mengkilap. Teknik Laminasi Doff mempunyai kesan yang elegan, mewah dan eksklusif.Jenis laminasi ini sering digunakan untuk melaminasi produk seperti buku, majalah, undangan, kertas, surat, dan yang lainnya.

2. Laminasi Glossy

Metode Laminasi Glossy adalah jenis laminasi yang mempunyai karakter berseberangan dengan Laminasi Doff. Kok bisa gitu ? Laminasi Glossy akan menghasilkan lapisan plastik yang berwarna mengkilap pada sebuah produk yang dilapisinya. Jenis laminasi Glossy juga tekstur yang licin ketika disentuh. Laminasi Glossy sering digunakan untuk melapisi permukaan produk seperti, Sticker, Poster, Pamfleat, dan masih banyka lagi.

3. Laminasi Window

Laminasi Window adalah laminasi yang mempunyai fungsi untuk membuat kemasan transparan / dalamnya kelihatan. laminasi Window digunakan pada kemasan sebuah produk yang mempunyai area terbuka. Yang mana area terbuka tersebut akan ditutup dengan plastik laminasi yang transparan.

Sehingga kemasan akan tertutup dengan optimal, namun tetap dapat menampilkan produk yang ada didalamnya. Laminasi Window banyak digunakan atau dimanfaatkan pada kemasan Roti, Mainan, Makanan, Alat Elektronik, dan pengemas kemasan lainnya.

4. Laminasi Spot Uvi

Metode Laminasi Spot Uvi adalah jenis laminasi yang hampir sama dengan jenis laminasi Glossy yakni mampu menghasilkan lapisan permukaan berwarna yang mengkilat. Hanya saja  Spot Uvi hanya digunakan untuk area tertentu sedangkan Laminasi Glossy digunakan untuk seluruh permukaan benda.

Laminasi Spot Uvi banyak digunakan pada benda tertentu seperti Undangan. Terkadang ada jenis undangan yang terdapat sebuah tulisan atau gambar yang memiliki warna yang lebih mengkilap dibandingkan permukaan lainnya. Itulah salah satu contoh benda yang  mendapat lapisan laminasi Spot Uvi.

6. Membungkus Dokumen dengan Plastik

cara menyimpan dokumen

Untuk cara menyimpan dokumen yang tidak bisa dilaminating karena lembarannya banyak atau berupa sebuah buku maka caranya adalah membungkusnya dengan plastik yang agak tebal.

Usahakan menggunakan plastik yang bening sehingga kalau suatu saat mencari akan memudahkan Anda. Atau jika tidak bisa maka bisa gunakan map plastik yang agak besar dan masukkan semua dokumen penting di dalamnya.

7. Memasukkan ke dalam Lemari

cara menyimpan dokumen

Selanjutnya, simpan semua dokumen penting itu dalam tempat aman dan terkunci. Cara menyimpan dokumen dengan menjauhkan dari jangkauan anak-anak. Pastikan tempat penyimpanan tidak lembab dan memiliki sirkulasi udara yang memadai.

Usahakan tempat penyimpanan jauh dari air, minyak, debu dan panas matahari langsung yang dapat merusak kertas dokumen. Jangan lupa diberi label untuk memudahkan pencarian jika nanti dokumen dibutuhkan lagi.

Baca Juga Pengertian Arsip dan Sistem Penyimpanan Arsip Beserta Contohnya

8. Memberi Kapur Barus

cara menyimpan dokumen

Gunakan kamper/kapur barus dalam tempat penyimpanan untuk mengusir ngengat dan mengurangi kelembaban. Periksa beberapa bulan sekali agar ruang penyimpanan kena sirkulasi udara dan menjaga agar dokumen tidak lengket. Kembalikan dokumen ke tempatnya semula setelah Anda gunakan.

Manfaat Kapur Barus

1. Menyembuhkan Masalah Kulit

Sifat anti-inflamasi kapur barus dapat mengobati masalah kulit tertentu seperti jerawat, gatal, dan ruam kulit. Juga membantu menyembuhkan luka bengkak. Kapur barus banyak digunakan untuk membuat salep anti-gatal.

2. Mengobati Batuk

Menghirup kamper menyembuhkan batuk dan masalah pernapasan lainnya. Baunya bertindak sebagai dekongestan nasal dan membuka aliran udara. Dengan uap air panas, kapur barus dapat mengendalikan iritasi yang disebabkan oleh infeksi tenggorokan. 

3. Mengurangi Infeksi Jamur

Kapur barus sangat efektif mengobati infeksi jamur dan virus kulit. Larutkan dalam air dan aplikasikan pada daerah yang terkena infeksi. Bahkan dalam kasus-kasus ekstrim dermatitis neuro, dapat mengurangi rasa sakit dan mengurangi gatal parah.

4. Efektif Untuk Osteoarthritis

Kapur barus digunakan sebagai bahan dalam krim yang dapat mengobati sendi kaku. Bersama Kapur barus mengurangi osteoartritis lebih cepat. Jadi kapur barus adalah obat yang efektif untuk nyeri sendi.

5. Mengobati Asma

Bau kapur barus putih telah terbukti untuk meringankan asma. Menghirup kapur barus dapat mengurangi masalah pernapasan tersebut.

6. Penggunaan Obat Lain

Selain ini, kapur barus juga digunakan untuk beberapa kegunaan obat lainnya. Ini termasuk bantuan dari luka bakar ringan, obat tetes telinga, mengobati kutil, asam urat, rematik, wasir, dan luka dingin dengan menghirup atau dioles.

Itulah beberapa tempat penyimpanan dokumen yang bisa digunakan untuk menyimpan dokumen penting, seperti surat tanah, ijazah, akta kelahiran, kartu keluarga dan sebagainya. Pastikan anda menyimpan dokumen itu dengan baik ya karena dokumen tersebut sangatlah penting.

Baca juga artikel 8 Tips dan Cara Menyimpan Uang dengan Baik dan Terbukti Aman

 

Pengertian Arsip dan 5 Sistem Penyimpanan Arsip Beserta Contohnya

Pengertian Arsip dan 5 Sistem Penyimpanan Arsip Beserta Contohnya

Sistem Penyimpanan Arsip – Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Baca Juga Berbagai Cara Menyimpan Dokumen Penting Yang Terbukti Aman

Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

sistem penyimpanan arsip

Arsip 

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu.

Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan.

Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk yang sifatnya salinan.

Arsip juga dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip diantaranya adalah sebagai berikut :
1). Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
2). Arsip Aktif
Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.
3). Arsip Inaktif
Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
4). Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5). Arsip Duplikasi
Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

Fungsi Arsip

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan,  bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi Primer Arsip

Fungsi Primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan.

Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi Sekunder Arsip

Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban.

Nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Sifat dan Karakter Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain sebagai berikut:

1). Autentik

Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.

2). Legal

Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

3). Unik

Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip di duplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.

4). Terpercaya

Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

sistem penyimpanan arsip

Kearsipan

Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan.

Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi

1. Penciptaan, penerimaan, pengumpulan arsip.

2. Pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip.

3. Penyimpanan dan pemusnahan arsip.

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD, harddisk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.

Apalagi telah hadir Cloud Computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau dokumen.

Sistem Penyimpanan Arsip

Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa:
“Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.

Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip

  • Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
  • Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
  • Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi. 
  • Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
  • Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
  • Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Baca juga 11 Tips Dan Cara Menabung Dengan Cepat Yang Wajib Kamu Ketahui

 5 Sistem Penyimpanan Arsip Sesuai Standar

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System

Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.  

Penataan File dengan Sistem Abjad

Guide

Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.

Folder

Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus.

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).
c. Menyiapkan peralatan arsip.

 Keuntungan Sistem Filling Abjad

  • Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
  • Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
  • Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
  • Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
  • Biaya pelaksanaannya lebih murah.

Kerugian Sistem Filling Abjad

  • Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.
  • Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.
  • Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
  • Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

 Langkah Langkah Penyimpanan Arsip

1. Penampungan

2. Penelitian

3. Pengindeksan

4. Pengkodean

5. Penyortiran

6. Penyimpanan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip yang di Simpan

1. Teliti arsip yang diminta

2. Isi bon peminjaman

3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan

4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip

5. Ambil arsip yang diminta

6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil

7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan

2. Sistem Nomor/Numerical Filling System

sistem penyimpanan arsip

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.

Kelebihan Sistem Filling Nomor

  • Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
  • Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
  • Sederhana dan mudah dilaksanaka.
  • Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
  • Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
  • Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Kelemahan Sistem Filling Nomor

  • Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
  • Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
  • Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

Filing System Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1)  Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

2)  Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

3)  Penyimpanan Surat

Filing System Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1) Menyiapkan perlengkapan

2) Penyimpanan surat

3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. 

Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.

Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.

Kelebihan Sistem Tanggal

  • Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
  • Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.

Kekurangan Sistem Kronologis atau Tanggal

  • Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip.
  • Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
  • Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
  • Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal

4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System

sistem penyimpanan arsip

Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. 

Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :

Indonesia (Negara) 

Sumatera (Provinsi)

Liot (Kabupaten)

Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Kelebihan Sistem Wilayah

  •  Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.
  •  Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahan Sistem Wilayah

  • Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
  • Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.
  • Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

5. Sistem Subjek/Subjectical Filling System

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar  indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.  

Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

Prosedur Penyimpanan Sistem Subyek

1)      Memeriksa

2)      Mengindeks

3)      Mengkode

4)      Menyortir

Langkah Langkah Pembuatan Klasifikasi Masalah

  • Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
  • Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga
  • Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.
  • Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama.

Kelebihan Sistem Subyek

  • Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
  • Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kekurangan Sistem Subyek

  • Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
  • Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

Baca Juga 8 Tips dan Cara Menyimpan Uang dengan Baik dan Terbukti Aman

Penyusutan, Pemindahan, dan Penghapusan Sistem Penyimpanan Arsip

Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara sebagai berikut :
  1. Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
  2. Memusnahkan arsip statis dengan ketentuan yang berlaku.
  3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI.
Adapun tujuan penyusutan arsip adalah untuk :
  1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
  2. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.
  3. Mempercepat penemuan kembali arsip.
  4. Menyelematkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

Pedoman Penyusutan

Pedoman untuk menyusutkan arsip disebut Jadwal Retensi atau Daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah, atau arsip tersebut disimpan permanen.
Guna jadwal (Daftar Retensi) adalah sebagai berikut :
1. Kegunaan Administratif
  • Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
  • Memudahkan pencarian arsip aktif
  • Menghemat ruangan, perlengkaan, dan biaya
  • Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen
  • Memudahkan pemindahan arsip ke arsip nasional
2. Kegunaan Ilmiah
Arsip inaktif biasanya berguna untuk penelitian ilmiah

Pelaksanaan Penyusutan

1. Langkah Umum
a. Weeding (menyiangi), yaitu mengambil arsip yang tidak berguna. Ada ketentuan bahwa, apabila :
Jumlah penggunaan x 100% = 5% (lebih kecil dari 5%)
Jumlah arsip dalam file
Maka : arsip tersebut baru boleh disusutkan
b. Menyiapkan tempat untuk menampung arsip yang akan disusutkan.
c. Membuat catatan berupa daftar arsip yang akan disusutkan.
Itulah 5 sistem penyimpanan arsip yang bisa anda baca di artikel ini. Semangat membuat tugas. 😀
Inilah 8 Tips Cara Menyimpan Uang Yang Baik dan Terbukti Aman

Inilah 8 Tips Cara Menyimpan Uang Yang Baik dan Terbukti Aman

Cara Menyimpan Uang – Sebelum adanya bank, orang-orang lebih merasa aman menyimpan uang di balik bantal atau kasur. Menyimpan uang di rumah dirasa lebih mudah di pantau dan gampang diambil jika perlu. Tetapi, cara menyimpan uang seperti ini sangatlah tidak aman.

cara menyimpan uang

Hingga saat ini, meskipun sudah banyak bank yang menawarkan jasa penyimpanan aman seperti deposito dan lain-lain, kebiasaan menyimpan uang di rumah, masih saja dilakukan.

Uang dalam ilmu ekonomi tradisional didefinisikan sebagai setiap alat tukar yang dapat diterima secara umum. Alat tukar itu dapat berupa benda apapun yang dapat diterima oleh setiap orang di masyarakat dalam proses pertukaran barang dan jasa.

Dalam ilmu ekonomi modern, uang didefinisikan sebagai sesuatu yang tersedia dan secara umum diterima sebagai alat pembayaran bagi pembelian barang-barang dan jasa-jasa serta kekayaan berharga lainnya serta untuk pembayaran hutang. Beberapa ahli juga menyebutkan fungsi uang sebagai alat penunda pembayaran.

Secara kesimpulan, uang adalah suatu benda yang diterima secara umum oleh masyarakat untuk mengukur nilai, menukar, dan melakukan pembayaran atas pembelian barang dan jasa, dan pada waktu yang bersamaan bertindak sebagai alat penimbun kekayaan.

Keberadaan uang menyediakan alternatif transaksi yang lebih mudah daripada barter yang lebih kompleks, tidak efisien, dan kurang cocok digunakan dalam sistem ekonomi modern karena membutuhkan orang yang memiliki keinginan yang sama untuk melakukan pertukaran dan juga kesulitan dalam penentuan nilai.

Baca Juga Berbagai Cara Menyimpan Dokumen Penting Yang Terbukti Aman

Beberapa Cara Menyimpan Uang dengan Baik dan Terbukti Aman

1. Simpan di dalam Brankas

cara menyimpan uang

Brankas adalah lemari atau kotak besi  tahan api yang biasa dipergunakan untuk melindungi barang-barang berharga dari bahaya kebakaran dan pencurian atau pembongkaran seperti uang, surat-surat berharga, perhiasan, dan lain lain.

Brankas umumnya berbentuk kubus, balok atau silinder. Ada berbagai jenis brankas, dari yang kecil dan portabel, brankas yang dipasang di dinding, maupun brankas besar berbentuk ruangan.

Jenis Jenis Brankas Berdasarkan Ketahanan

1). Steel Safes (brankas yang terbuat dari pelat besi/baja saja).

Brankas seperti ini tidak tahan api dan biasanya hanya di pergunakan untuk penyimpanan uang yang relatif sedikit untuk kebutuhan operasional usaha sekala kecil. 

2). Fire Safes (brankas yang sudah di lengkapi dengan fitur tahan api). 

Brankas jenis ini terlihat dari ketebalan body brankas dan bila di ketuk terasa ada isi dari body brankas tersebut.

3). Fire and Burglar Safes (Brankas yang masuk klasifikasi Tahan Api dan Tahan Dobrak).

Brankas jenis ini sangat di rekomendasikan untuk digunakan karena sudah memiliki keamanan yang relatif tinggi. Biasanya sudah di lengkapi fitur relocking (penguncian otomatis yang di design khusus).

Dari fisik brankas terlihat berdinding tebal, bahan pelat juga lebih tebal dari jenis Brankas Tahan Api.

2. Simpan di dalam Cash Box

cara menyimpan uang

Cash box juga dapat diartikan sebagai brankas. Namun, ukuran cash box lebih kecil dan bisa dibawa-bawa. Mudahnya, cash box adalah brankas portabel. Di Indonesia sendiri, cash box juga dikenal dengan kotak uang. Bahkan, masih banyak juga orang yang menyebut dengan brankas.

Kunci pengamanan cash box pada umumnya memiliki 2 jenis, yaitu keamanan secara digital dan Analog. Bahkan, bisa juga kombinasi antara keduanya. Sistem keamanan digital yang dimaksud, yaitu sistem keamanan yang membutuhkan seri nomor tertentu untuk dapat membukanya.

Nomor akan terdiri dari beberapa digit angka. Sedangkan cash box dengan sistem manual, yaitu pengamanan yang memerlukan kunci tambahan. Cash box yang bagus dan memenuhi standar keamanan, haruslah dengan klasifikasi tahan api dan kuat.

3. Simpan di dalam Celengan

cara menyimpan uang

Celengan merupakan nama umum untuk kotak akumulasi atau penabungan koin. Umumnya, celengan digunakan oleh anak-anak. Celengan biasanya terbuat dari plastik, keramik atau porselen.

Cara menyimpan uang di celengan bertujuan untuk mengajarkan kepada anak untuk menabung. Pada celengan tradisional, uang dapat dengan mudah dimasukkan, namun jika ingin mengambil uangnya, celengan tersebut harus dipecahkan.

Tapi celengan modern memiliki lubang karet pada bagian bawahnya, untuk memudahkan dalam mengambil uang yang disimpan dalam celengan tersebut.

Keuntungan Cara Menyimpan Uang di Celengan

1). Tidak Ada Potongan Biaya Administrasi

Ketika Anda menabung di celengan, Anda tidak akan terkena potongan biaya administrasi perbulannya. Jadi uang Anda murni uang yang Anda tabung dan tidak dikurangi oleh sesuatu apa pun.

2). Waktu Menabung yang Fleksibel

Ketika Anda menabung di celengan, Anda bisa menabung tak terbatas oleh waktu. Anda bisa menabung kapan pun tanpa harus khawatir tempatnya tutup. Hal ini berbeda dengan di Bank yang Anda harus memperkirakan waktu kesana dan mengantre dulu untuk bertemu teller bank dan menabungkan uang Anda. Terlambat sedikit saja dari jam kerja bank, Anda tidak bisa menabung.

3). Tidak Ada Batasan Nominal Minimal

Tidak ada nominal khusus yang dijadikan patokan ketika Anda memutuskan untuk menabung di celengan. Anda bisa menabung mulai dari nominal terkecil berupa koin hingga nominal yang besar. Tentunya banyaknya uang yang Anda tabungkan tersebut disesuaikan dengan jatah uang jajan Anda dan pemasukan Anda, jika Anda memiliki pemasukan.

4). Tidak Mudah Tergoda untuk Belanja saat Berada di Luar

Dengan menabung di celengan, Anda bisa terselamatkan dari godaan keinginan belanja ketika berada di luar rumah. Uang yang Anda sisihkan untuk menabung tidak dapat Anda otak-atik dan Anda bawa ke luar rumah bukan?

Baca Juga 12 Tips Agar Bisa Menabung Setiap Hari Yang Ampuh dan Menjanjikan

Kerugian/Kelemahan Cara Menyimpan Uang di Celengan

1). Tingkat Keamanan

Celengan yang Anda taruh di rumah Anda tidak ada penjaganya. Oleh karena itu ketika terjadi hal yang tidak diinginkan, tanggung jawab berada di tangan Anda, bukan orang lain. Berbeda halnya dengan bank yang memiliki sistem keamanan sendiri untuk nasabahnya. Oleh karena itu, cara menyimpan uang di celengan kurang terjamin keamanannya.

2). Mudah Tergoda untuk Mengambil Uang di Celengan

Saat menabung uang di celengan, tentunya kita sangat tergoda untuk mengambilnya. Karena sifat celengan yang mudah di tembus karena terbuat dari plastik. Cara menyimpan uang di celengan menyebabkan kita jadi penasaran dengan jumlah uang yang ada. Itulah yang akan menyebabkan celengan rusak dan kita tergoda untuk mengambil uang.

3). Uang Kertas Terancam Lecek/Lusuh

Menabung uang kertas di celengan berbeda halnya dengan meletakkan uang tersebut di dompet. Lubang yang ada di celengan tertentu hanya muat untuk memasukkan koin, sehingga jika ingin menabung di celengan tersebut uang kertas Anda harus di tekuk sesuai ukuran lubang pada celengan. Hal inilah yang menyebabkan menabung uang kertas di celengan rawan sekali untuk lecek.

Jadi, jika Anda ingin menabung uang kertas hendaknya Anda memilih celengan yang sekiranya aman untuk uang kertas. Celengan yang memiliki lubang yang pas untuk memasukkan uang kertas Anda. Selanjutnya tempatkanlah celengan Anda di tempat yang tidak lembap agar kualitas uang kertasnya terjaga.

4). Bobot yang Berat saat Menabung dengan Uang Logam

Menabung uang logam atau koin dalam sebuah celengan membutuhkan tempat yang kuat dan mampu menahan berat koin Anda. Semakin banyak koin, semakin bertambah pula bebannya. Jika Anda meletakkan tabungan koin Anda di lemari bagian atas dengan kualitas kayu yang tidak begitu bagus itu justru akan menambah biaya pengeluaran Anda jika suatu saat lemari Anda jebol karena tidak kuasa menahan berat koin celengan Anda.

Selain masalah berat, menabung dengan uang logam juga tidak fleksibel untuk di bawa kemana-mana ketika tiba hari pemecahannya. Terlebih jika koin yang Anda kumpulkan adalah koin 100 dan 200. Butuh waktu yang lama untuk menghitungnya dan hasilnya tidak sebanding dengan bobotnya yang berat.

Baca Juga 11 Tips Dan Cara Menabung Dengan Cepat Yang Wajib Kamu Ketahui

4. Simpan di dalam Buku

cara menyimpan uang

Buku juga bisa dijadikan sebagai tempat untuk cara menyimpan uang. Dengan melubangi bagian dalam buku sehingga terdapat ruang untuk cara menyimpan uang, Anda dapat menjadikan buku tersebut sebagai tempat untuk menyimpan uang.

5. Menyimpan di Bank

cara menyimpan uang

Bank adalah sebuah lembaga intermediasi keuangan umumnya didirikan dengan kewenangan untuk menerima simpanan uang, meminjamkan uang, dan menerbitkan promes atau yang dikenal sebagai banknote.

Industri perbankan telah mengalami perubahan besar dalam beberapa tahun terakhir. Industri ini menjadi lebih kompetitif karena deregulasi peraturan. 

Saat ini, bank memiliki fleksibilitas pada layanan yang mereka tawarkan, lokasi tempat mereka beroperasi, dan tarif yang mereka bayar untuk simpanan deposan.

Baca Juga 11 Tips Dan Cara Menabung Dengan Cepat Yang Wajib Kamu Ketahui

Keuntungan Menyimpan Uang di Bank

1). Memperoleh Bunga

Keuntungan utama jika menyimpan uang di bank adalah uang yang disimpan akan memperoleh bunga, sehingga secara langsung uang tersebut memiliki nilai tambah. Selain menambah nominal uang Anda, fungsi bunga juga bertujuan menjaga nominal uang dari tekanan inflasi, sehingga secara riil, uang Anda tidak tergerus yang mengakibatkan nilainya semakin berkurang.

2). Lebih Aman

Dari segi keamanan, bank menawarkan sebuah fasilitas jaminan keamanan. Anda tidak perlu khawatir uang akan hilang atau dicuri orang.

Selain lebih aman, menabung di bank juga dapat mencegah lupa di mana menaruh uang Anda jika menyimpan di rumah. Misalnya menyimpan uang di tempat yang cukup rumit ditemukan di rumah Anda, sehingga risiko lupa di mana uang disimpan akan semakin besar.

3). Pilihan Investasi yang Terbilang Aman

Menabung juga bisa dijadikan pilihan investasi meskipun hasilnya tidak lebih besar dari pilihan investasi lainnya. Ada banyak pilihan investasi yang lebih menjanjikan daripada menabung, semisal investasi saham, obligasi, atau reksa dana.

Namun, menabung terbilang aman dalam berinvestasi karena risiko-risiko yang ada padanya lebih kecil dibanding pilihan investasi yang lain.

Baca Juga 10 Keuntungan Yang Didapat Dari Investasi Dan Cara Investasi Emas

4). Lebih Praktis

Pihak bank sendiri juga memberikan fasilitas dan kemudahan lainnya jika Anda menyimpan atau menabung uang di bank. Menyimpan uang di rumah justru menyulitkan jika nantinya digunakan untuk transaksi. Kenapa? Karena jika dibutuhkan, kita diharuskan membawa uang dalam jumlah banyak.

Sementara itu, jika menyimpan uang di bank, kita bisa menggunakan kartu debit dengan hanya menggesek atau dengan cara transfer. Itu bisa kita lakukan sehingga bisa meminimalkan rasa tidak aman ketika melakukan transaksi dengan orang lain.

Kelebihan lainnya, dengan menjadi nasabah sebuah bank, Anda pun juga diuntungkan jika melakukan pembayaran angsuran seperti kredit pemilikan rumah maupun kredit pemilikan mobil.

5). Mudah dari Berbagai Jenis Transaksi

Ketika anda memiliki rekening tabungan maka anda bisa menabungnya kapan saja melalui teller bank atau ATM non-tunai. Disamping itu Anda bisa mengambil uang tersebut kapan pun dengan menggunakan kartu ATM ketika Anda membutuhkannya. Apabila Anda ingin membeli barang atau mengirim uang dengan mudah Anda dapat mentransfernya.

6). Mudah Diambil untuk Kebutuhan Mendesak

Dengan kebebasan transaksi yang diberikan, uang tabungan bisa diambil sewaktu-waktu. Kecuali Anda memilih tabungan berjangka. Ketika mendadak membutuhkan dana, tabungan Anda bisa diandalkan. Anda pun tidak akan menemukan kendala dalam melakukan penarikan.

7). Diskon saat Berbelanja Menggunakan Bank

Berbagai diskon belanja dapat anda nikmati ketika anda melakukan transaksi pembayaran menggunakan layanan perbankan seperti menggunakan Kartu Kredit atau Kartu Debit atau Kartu ATM pada saat promo tertentu di suatu supermarket dan lainnya.

Baca Juga Lakukan Ini Dan Dapatkan 9 Keuntungan Menabung Di Bank

6. Simpan di Dompet

cara menyimpan uang

Dompet adalah sejenis tas berukuran kecil yang lazim untuk digunakan sebagai alat penyimpan uang, kartu kredit, kartu identitas, dokumen-dokumen penting, foto, kartu nama, dan barang-barang pribadi lainnya.

Pada umumnya dompet terbuat dari kain atau kulit, yang mana lebih tahan lama hingga kurun waktu tahunan. Hampir semua dompet bisa dilipat dan bisa dikatakan sangat unik apabila kita menemukan sebuah dompet yang tidak bisa dilipat. 

Meskipun ukurannya sangat bermacam-macam, dompet biasanya berukuran yang sesuai untuk dimasukkan dalam kantong saku.

Dompet adalah cara menyimpan uang yang efektif dan diperlukan oleh semua orang, terutama karena kemudahan yang ditawarkan untuk menyimpan semua barang-barang pribadi yang penting sehingga mudah dibawa kemana pun selama bepergian.

Begitu pentingnya fungsi barang ini sehingga salah satu yang dibawa oleh setiap orang pada saat bepergian adalah dompet.

7. Menggunakan Safe Deposit Box

cara menyimpan uang

Safe Deposit Box adalah suatu wadah atau kotak penyimpanan harta atau surat berharga, yang biasanya ditempatkan pada suatu ruang khazanah yang  dirancang secara khusus dari bahan baja yang kokoh, tahan bongkar dan tahan api.

Tujuannya untuk menjaga keamanan barang yang disimpan dan kenyamanan penggunanya. Kotak simpanan atau SDB ini biasanya berada di bank, kantor pos atau institusi lainnya. 

Kotak simpanan ini umumnya digunakan untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia, mata uang asing, dokumen penting, penyimpanan data komputer yang perlu dilindungi dari pencurian, kebakaran, banjir dan lain lain.

Umumnya penyewa atau nasabah membayar sejumlah biaya kepada bank sebagai biaya sewa kotak tersebut, yang hanya dapat dibuka dengan kombinasi kunci khusus, tanda tangan yang valid dari penyewa, dan mungkin kode-kode tertentu yang ditetapkan oleh bank.

Beberapa bank bahkan menggunakan fasilitas keamanan dual – kontrol biometrik untuk melengkapi prosedur keamanan konvensional yang sudah ada.

8. Investasi

cara menyimpan uang

Investasi adalah suatu istilah dengan beberapa pengertian yang berhubungan dengan keuangan dan ekonomi. Istilah tersebut berkaitan dengan akumulasi suatu bentuk aktiva dengan suatu harapan mendapatkan keuntungan pada masa depan. Investasi juga bisa disebut sebagai penanaman modal.

Baca Juga 10 Keuntungan Yang Di Dapat Dari Investasi Dan Cara Investasi Emas 

Tips dan Cara Menyimpan Uang di Rumah yang Aman

1. Jangan Terlalu Mencolok

Mengumbar kabar bahwa Anda mempunyai banyak uang hanya akan membuat Anda jadi sasaran empuk para penjahat. Lebih baik jaga informasi keuangan keluarga Anda rapat-rapat. Jangan sampai ada orang lain yang tahu bahwa Anda menyimpan uang di rumah.

2. Tempat Tersembunyi

Pilih tempat yang tersembunyi dan tidak mudah diketahui orang lain. Tempat-tempat yang tidak terduga biasanya akan jadi tempat yang paling aman. Hindari menyimpan uang di bawah kasur atau bantal tempat tidur Anda, karena hal itu sudah umum dilakukan orang.

3. Sediakan Tempat Khusus dan Aman

Anda bisa membuat tempat penyimpanan rahasia, di mana hanya anggota keluarga Anda saja yang tahu. Anda harus merencanakan dan membuat tempat khusus tersebut dengan tangan sendiri.

Karena jika dibuatkan oleh tukang, rahasia Anda bisa bocor ke orang lain. Di tempat khusus tersebut anda juga dapat menambah keamanan dengan brankas, minimal ketika pencuri berhasil mengetahui tempat tersebut, pencuri tetap akan kesulitan membuka brankas.

4. Simpan di Dua Tempat

Sediakan dua tempat untuk menyimpan uang Anda, satu tempat untuk menyimpan uang yang jumlahnya sedikit dan satu tempat untuk menyimpan uang yang lebih banyak. Hal ini bertujuan untuk antisipasi jika ada perampok yang memaksa Anda.

5. Perketat Pengamanan

Agar pencuri atau perampok tidak mudah menembus rumah Anda, maka keamanan harus ditingkatkan. Entah itu dengan mempekerjakan Satpam atau pun menyediakan anjing penjaga di depan rumah.

Dengan cara ini, perampok maupun pencuri pasti tidak akan berani masuk. Baik menyimpan uang di bank maupun di rumah semua sama-sama mempunyai keuntungan dan kerugian. Namun terserah Anda mau memilih metode yang mana.

Baca Juga Pengertian Arsip dan Sistem Penyimpanan Arsip Beserta Contohnya