Pada kesempatan kali ini saya sedikit ingin menyampaikan mengenai beberapa tempat menyimpan dokumen penting yang bisa kamu lakukan agar dokumen penting kamu aman dan tidak berantakan. Karena dokumen adalah aset penting yang dimiliki oleh seseorang baik pribadi maupun keluarga.
Dokumen penting biasanya berupa akte kelahiran, kartu keluarga, ijazah sekolah dari SD hingga SMA, ijazah pendidikan tinggi, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM), paspor, surat tanah, surat kepemilikan rumah, berkas asuransi dan lain-lain.Tidak dapat kita pungkiri dokumen-dokumen tersebut sangat mudah rusak, karena semua bahannya hanya terbuat dari kertas.
Terdapat banyak faktor yang membuat dokumen menjadi rusak atau hilang, yaitu bisa karena udara yang lembab, gigitan tikus, rayap, terkena air, robek, pencurian atau bahkan karena bencana alam yang seperti sekarang ini sering terjadi mulai dari gempa bumi, banjir, longsor, kebakaran dan sebagainya. Mengapa dokumen-dokumen tersebut harus disimpan dengan aman? Karena, beberapa dokumen di atas bisa jadi menjadi sasaran pencurian.
Namun alasan utamanya adalah orang-orang seringkali tidak cermat dalam menyimpan dokumen, sehingga hilang atau rusak karena salah tempat penyimpanan. Dokumen penting rawan rusak karena terbuat dari material kertas, sehingga kamu harus berhati-hati untuk mencegah dokumen tersebut robek, dimakan rayap, ataupun basah. Pasalnya, untuk membuat kembali dokumen penting yang hilang atau rusak biasanya tidak mudah.
Dibutuhkan banyak persyaratan, waktu yang tidak sebentar, dan pastinya ada biaya administrasi yang harus kamu keluarkan. Dengan begitu, bagi pemilik dokumen sangat dianjurkan untuk menyimpan dokumen penting dengan sangat baik. Karena untuk membuat kembali dokumennya membutuhkan perjuangan, mulai dari persyaratan yang harus dipenuhi, proses waktu yang cukup lama dan hal lainnya.Berikut ini terdapat tiga cara menyimpan dokumen penting dengan benar agar dokumen tetap dalam kondisi yang aman dan tidak berantakan antara lain:
A. Penyimpanan Dokumen secara Manual
1. Jangan Dilaminating
Dari sebagian orang berasumsi dengan melakukan laminating di setiap dokumen yang dimiliki akan membuat dokumen tersebut aman, bagus dan bertahan lama. Padahal pendapat tersebut sama sekali tidak benar. Mengapa demikian?
Jika sewaktu-waktu Kamu akan melakukan lamaran kerja atau jual beli tanah atau rumah dengan menggunakan berkas dokumen yang asli, mungkin saja dokumen tersebut akan dicek keasliannya. Mau tidak mau laminatingnya harus dibuka dan tentu saja hal tersebut akan membuat dokumen menjadi rusak karena plastik dan kertasnya sudah menempel kuat.
2. Perbanyak Dokumen
Perbanyak dokumen di sini bukan berarti harus membuat dokumen dalam jumlah yang banyak, tetapi hanya perlu fotokopi dokumen penting tersebut dalam jumlah yang banyak misalnya 10 atau 20 lembar di setiap dokumen. Dengan begitu, bila Kamu memerlukan dokumen tidak perlu membawa yang asli, bawa saja fotokopinya. Ada baiknya beberapa dokumen seperti ijazah dilegalisir terlebih dahulu. Fotokopi ini bisa berupa hitam putih ataupun berwarna dan pilihlah yang terbaik.
3. Simpan dalam map
Map terbagi menjadi dua jenis, yakni kertas dan plastik yang memiliki ketebalan plastik yang beragam. Agar dokumen kamu yang disimpan bisa lebih aman dan tahan lama, pilihlah map yang terbuat dari bahan plastik dengan kualitas ketebalan terbaik.
Biasanya jenis map ini memiliki beberapa warna mulai dari merah, hijau, biru, kuning, ungu, pink, cokelat dan masih banyak lagi sehingga kamu bisa mengkategorikan dokumen sesuai dengan warnanya. Misalnya, ijazah pendidikan simpan ke dalam map kuning, dokumen kendaraan di map biru, surat-surat rumah dan tanah di map ungu dan seterusnya.
4. Simpan di Dalam Lemari
Setelah dokumen sudah dimasukan ke dalam map, jangan letakkan dokumen di sembarang tempat apalagi yang mudah terjangkau oleh anak-anak atau bahkan air banjir, sebaiknya hindarilah dari jangkauan anak-anak atau air banjir. Ada baiknya simpan ke dalam lemari pakaian bagian paling atas atau lemari yang dikhususkan untuk menyimpan dokumen agar terhindar dari jangkauan anak-anak dan mudah mencarinya. Selanjutnya jangan lupa map beri label disetiap map agar lebih mudah mencarinya tanpa harus membongkar semua berkas dokumen.
Jangan lupa beri kamper atau kapur barus di setiap sudut-sudut lemari agar mengurangi lembap dan mengusir adanya binatang-binatang kecil yang biasa menyebabkan dokumen tersebut rusak. Selanjutnya, sering-seringlah mengecek kondisi dokumen satu per satu agar terkena sirkulasi udara sehingga antara dokumen satu dengan dokumen lain tidak lengket.
5. Masukan ke Dalam Brankas
Jika keamanan dokumen merupakan prioritas utama, maka brankas bisa menjadi alternatif perabot penting yang harus dimiliki. Brankas bukan hanya untuk tempat menyimpan perhiasan atau logam mulia saja, tetapi brankas juga juga tempat menyimpan dokumen penting milik pribadi atau keluarga. Karena intinya brankas ini sangat berguna untuk melindungi barang dan dokumen penting dari bahaya pencurian dan kebakaran.
Adapun jenis brankas yang perlu kamu diketahui, antara lain:
- Steel Safes, brankas yang terbuat dari pelat besi atau besi baja yang biasa digunakan untuk menyimpan uang yang hanya sedikit. Namun, sayangnya brankas ini tidak bisa menahan api. Brankas besi ada yang memakai sistem keamanan manual dengan kunci fisik saja, ada juga tipe yang digital dengan memakai kode rahasia. Kode ini bisa diberikan pada siapa saja yang dipercaya untuk membuka aksesnya.
Brankas besi dengan jenis kode akses ini dioperasikan menggunakan baterai. Namun tetap diberikan kunci fisik manual sebagai antisipasi jika tidak ada pengguna yang ingat kode aksesnya. Kunci fisik yang juga disebut kunci darurat bisa dijadikan sebagai alternatif pembuka jika baterai habis.
- Fire Safes, brankas ini memiliki keamanan yang lumayan tingggi karena tahan terhadap api dan dari ketebalannya saja berbeda dengan jenis brankas yang lainnya. Bicara antisipasi musibah, brankas tahan api dan air bisa jadi pilihan. Jenis ini bisa ditempatkan di rumah atau kantor dengan daya tahan terhadap api bisa mencapai 1 jam dan tahan terhadap air hingga kedalaman 20 sentimeter (cm) selama 24 jam.
Selain itu, brankas jenis ini juga memiliki ketahanan terhadap benturan hingga 4,5 meter dalam kondisi pintu tertutup. Sedangkan untuk akses keamanan, selain kunci fisik dan digital dengan kode akses, bisa memilih akses brankas dengan identifikasi biometrik, yaitu menggunakan bagian dari tubuh untuk dideteksi oleh alatnya. Sejauh ini, ada model identifikasi sidik jari (fingerprint dual biometric) namun tetap dibarengi dengan kunci tubular (kunci manual terbuat dari besi) - Fire and Regular Safes, brankas ini mungkin yang memiliki keamanan paling tinggi karena tahan terhadap api dan dobrakan keras. Brankas jenis ini juga ada fitur penguncian otomatis dengan desain khusus. Dengan pilihan kapasitas ruang yang beragam, brankas kedap udara bisa diandalkan untuk menyimpan dokumen. Ada ruang brankas 1 lantai, ada juga yang 2-3 lantai.
Untuk yang ingin menyimpan gadget agar tidak mudah berjamur atau jatuh dan rusak, bisa mengandalkan tipe dry box. Di samping bermanfaat untuk menjaga keutuhan material dokumen, brankas kedap udara juga bisa diandalkan untuk menyimpan barang-barang berharga seperti emas, gadget, dan sejenisnya.
Untuk kunci akses, brankas jenis ini ada yang menggunakan kunci mekanis yaitu berupa tuas putar yang berisi kombinasi kode yang dibuat dan disimpan pengguna. Cocok bagi yang butuh keamanan berlapis dalam melindungi harta fisik.
Cara Memilih Brankas yang Baik yaitu :
- Perhatikan dan pilihlah ketebalan brankas tersebut, karena pada umumnya brankas dengan kualitas baik terbuat dari bahan yang kuat seperti baja. Pastikan brankas dengan ketebalan dinding serta pintunya masing-masing 1/4 serta 1/2 inci.
- Banyak tipe brankas yang memberikan beberapa fungsi kunci. Pilihlah yang mempunyai kunci yang berkualitas yaitu dilengkapi mekanisme relock atau kunci ulang. Fitur tersebut digunakan untuk mengantisipasi terjadinya pencurian yang mencoba mengutak-atik kuncinya.
- Pilihlah brankas yang tahan panas. Faktor paling utama seseorang menyimpan uang di dalam brankas yaitu agar dokumen penting aman dari pencuri. Akan tetapi alangkah baiknya juga mesti memperhatikan faktor-faktor yang lainnya semisal api. Maka dari itu pilih brankas yang tahan api, tahan selama 2 jam terhadap 1.010 derajat Celsius
- Perhatikan pula garansi pabrik yang diberikan, terjamin atau tidak. Cobalah untuk mencari informasi dari bermacam sumber mengenai beberapa merek brankas, apakah berkualitas serta ada garansi pabrik atau tidaknya.
- Apabila kamu menginginkan keamanan yang ekstra, pilihlah brankas dengan tipe tahan api serta anti maling.
6. Safe Deposit Box
Safe Desposito Box merupakan kotak yang digunakan untuk menyimpan harta dan tempat menyimpan dokumen penting dan berharga yang terdapat di bank, kantor pos dan lembaga lainnya. Kotak ini dapat dibilang sangat aman karena terbuat dari baja kuat yang dirancang khusus, sehingga tahan terhadap bongkaran paksa, kebakaran, banjir, dan lainnya.
Biasanya untuk mendapatkan kotak penyimpanan ini, nasabah harus membuka tabungan/giro atau mengeluarkan sejumlah uang kepada lembaga terkait yang dituju sebagai biaya sewa. Kemudian, nasabah akan diberikan kunci kombinasi khusus, tanda tangan penyewa, dan sebagainya. Ada berbagai keuntungan yang didapat apabila kamu menggunakan layanan safe deposit box di bank, antara lain:
- Tempat penyimpanan ini yang kokoh dan didukung oleh sistem keamanan yang canggih selama 24 jam, membuat pelanggan/ costumer tidak perlu cemas dan khawatir lagi.
- Tarif sewa penggunaan safe deposit box berbeda-beda di setiap bank, jadi kamu bisa menyesuaikan dengan uang kamu. Boxnya pun tersedia dalam berbagai ukuran, sesuai dengan permintaan kamu.
Berikut beberapa kelemahan dalam menggunakan layanan safe deposit box, antara lain:
- Apabila kunci yang dipegang oleh si penyewa hilang, uang jaminan kuncinya akan digunakan sebagai biaya penggantian kunci tersebut.
- Bank tidak akan bertanggung jawab apabila terjadi perubahan kuantitas dan kualitas, rusak, dan hilangnya barang yang sudah di simpan di dalam ruang penyimpanan.
- Bank juga tidak akan bertanggung jawab apabila terjadi gempa bumi, banjir, dan bencana alam yang lainnya.
- Kamu hanya dapat mengakses safe deposit box milik kamu pada jam kerja bank.
7. Laci
Jika belum memutuskan memiliki brankas, bisa menggunakan laci sebagai penyimpanan. Dengan ruang yang lebih banyak dan kapasitas relatif lebih besar dari brankas, pengguna bisa menempatkan lebih banyak barang yang hendak disimpan. Dari segi material, laci terdiri beberapa pilihan. Bisa terbuat dari plastik bermotif anyaman, kayu ataupun besi. Tempat menyimpan dokumen penting dan barang berharga, perlu memastikan secara rutin kondisi barang-barang tersebut
8. Laci organizer
Masih tentang laci yang terdiri dari beberapa kompartemen, yang bisa untuk menyimpan dokumen dan barang berharga lainnya. Beberapa terbuat dari kayu dengan material MDF (Medium Density Fiber), olahan kayu berupa papan dengan permukaan yang halus. Bahan ini kuat dan relatif awet. Selain itu, secara estetika, laci jenis ini bisa jadi favorit kamu karena bergaya rustic minimalis.
B. Penyimpanan dokumen secara digital
Pada umumnya menyimpan dokumen secara digital ini kamu harus scan masing-masing berkas dokumen terlebih dahulu kemudian barulah disimpan ke berbagai alat digital seperti laptop/PC, Flashdisk, e-mail dan drive. Jangan hanya memilih salah satu saja dari alat digital tersebut, sebaiknya simpan di semua jenis penyimpanan digital ini. Jangan lupa beri nama folder di masing-masing dokumen yang sekiranya tidak membingungkan agar mudah ditemukan jika diperlukan kembali.
Berikut beberapa rekomendasi tempat menyimpan dokumen penting secara digital antara lain :
1. NextCloud
Penyimpanan Cloud yang ini dapat mengamankan semua jenis file termasuk dokumen rahasia dan penting. NextCloud akan mengamankan, mengontrol, serta memonitor semua file dokumen yang sudah kamu simpan di dalamnya. Bahkan NextCloud bisa memonitor siapa saja yang mengakses dokumen tersebut dan bagaimana dokumen tersebut digunakan.
3. PCloud
pCloud adalah penyimpanan berbasis cloud yang bisa diandalkan untuk menyimpan dokumen secara aman. Layanan penyimpanan ini bisa diakses tidak hanya melalui komputer saja, tetapi juga bisa diakses menggunakan smartphone atau melalui web. Tidak perlu khawatir mengenai keamanan dokumen kamu yang sudah disimpan disini karena pClod menggunakan enkripsi untuk mengamankan semua dokumen yang tersimpan di dalamnya.
3. Zenkit
Zenkit termasuk salah satu layanan penyimpanan Cloud yang kami rekomendasikan. Kenapa? Karena dengan Zenkit kamu bisa saling berbagi dokumen ke orang lain dengan sangat mudah dan tentu saja aman. Pada dasarnya Zenkit difungsikan untuk mengelola semua file yang sifatnya personal maupun untuk kebutuhan pekerjaan, semua bisa dilakukan menggunakan Zenkit.
4. Mega
Penyimpanan berbasis Cloud bernama Mega ini saya rekomendasikan apabila kamu ingin menyimpan dokumen rahasia dan penting. Mega menggunakan enkripsi end-to-end untuk mengamankan semua file termasuk dokumen yang sudah kamu simpan di dalamnya sehingga tidak sembarang orang bisa mengakses file atau dokumen tersebut. Mega dapat digunakan di perangkat mobile, sehingga kamu bisa mengakses dokumen yang tersimpan di Mega kapan pun dan di mana pun selama ada koneksi internet.
5. OwnCloud
Penyimpanan berbasis cloud terakhir yang saya rekomendasikan yaitu OwnCloud. Layanan penyimpanan ini termasuk banyak digunakan karena diklaim sudah digunakan lebih dari 50 juta pengguna. OwnCloud menawarkan tingkat keamanan cukup tinggi dalam menyimpan data sehingga kamu tidak perlu khawatir mengenai data yang disimpan di OwnCloud. Kamu dapat mengakses semua file dan dokumen yang sudah tersimpan di OwnCloud di mana pun berada.
C. Penyimpanan Dokumen dengan Tepat
Dokumen adalah salah satu aset yang sangat penting dalam hidup seseorang. Maka dari itu, simpan dokumen tersebut dengan tepat, yaitu lakukan kedua cara penyimpanan dokumen baik secara manual dan digital. Hal ini tentunya untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Misalnya saja menyimpan dokumen di dalam lemari kemudian terjadi bencana alam yang membuat dokumen tersebut rusak atau sulit ditemukan, kamu tidak perlu khawatir karena masih ada dokumen yang sebelumnya sudah disimpan secara digital baik melalui email atau drive. Dengan begitu, akan lebih mudah ketika kamu ingin membuat kembali dokumennya.
Demikian artikel mengenai tempat menyimpan dokumen penting yang bisa kamu lakukan untuk penyimpanan dokumen-dokumen penting seperti akte kelahiran, kartu keluarga, ijazah sekolah dari SD hingga SMA, ijazah pendidikan tinggi, Surat Izin Mengemudi (SIM), Kartu Tanda Penduduk (KTP), paspor, surat tanah, surat kepemilikan rumah, berkas asuransi dan lain-lain. Dengan begitu dokumen-dokumen kamu akan aman dan tidak tercecer kemana-mana.