Cara Menyimpan Dokumen – Dokumen-dokumen penting biasanya terbuat dari bahan kertas yang bisa rusak, misalnya sertifikat tanah, ijazah atau surat-surat penting lainnya.
Ada berbagai macam penyebab yang dapat membuat dokumen-dokumen dari bahan kertas ini rusak, mulai dari suhu, rayap, terkena matahari langsung dan lain sebagainya.
Terdapat berbagai macam cara untuk menyimpan kertas-kertas berharga ini, mulai dari menyewa deposit box di bank-bank, di dalam secure box baja, lemari pakaian bahkan ada juga yang menyelipkannya di bawah kasur. Bagaimanapun juga, keamanan menjadi faktor utama untuk menyimpannya.
Tips standar ketika menyimpan dokumen-dokumen ini adalah: Harus aman dari pencurian, kebocoran informasi(kerahasiaan), kerusakan, bencana dan kehilangan. Di sini akan di berikan trik bagaimana menyimpan dokumen agar tidak mudah rusak ketika disimpan untuk waktu yang sangat-sangat panjang.
Trik agar dokumen awet adalah dengan cara menaruhnya di tempat yang tidak mudah terpengaruh oleh perubahan kondisi suhu seperti kelembaban yang dapat memicu tumbuhnya jamur, tempat yang terbebas dari air, tidak terkena matahari langsung, serta terbebas dari rayap.
Yang kita perlukan pertama adalah sebuah wadah makanan kedap udara yang berbahan plastik elastis, pilihlah dengan ukuran yang pas dan cukup untuk memuat dokumen-dokumen Anda.
Pernahkah Anda menemukan bungkusan-bungkusan kecil di dalam kotak sepatu yang baru saja Anda beli? Bungkusan-bungkusan kecil tersebut adalah bungkusan yang berfungsi untuk menyerap lembab, tujuannya agar sepatu selalu kering dan fresh.
Nah Anda tambahkan beberapa bungkusan-bungkusan silica gel ini kedalam kotak dokumen Anda. Dengan adanya silica gel ini di dalam kotak dokumen anda, kelembaban ruang dokumen anda akan terjaga.
Anda juga bisa mendapatkan silica gel ini di toko-toko hardware. Dengan cara ini, dokumen-dokumen anda tidak akan mudah rusak untuk waktu yang cukup lama. Dibawah ini beberapa cara menyimpan dokumen yang paling aman.
Berbagai Cara Menyimpan Dokumen yang Aman
1. Cara Menyimpan Dokumen di dalam Brankas
Brankas adalah lemari atau kotak besi tahan api yang biasa dipergunakan untuk melindungi barang-barang berharga dari bahaya kebakaran dan pencurian atau pembongkaran seperti uang, surat-surat berharga, perhiasan, dan lain lain.
Brankas umumnya berbentuk kubus, balok atau silinder. Ada berbagai jenis brankas, dari yang kecil dan portabel, brankas yang dipasang di dinding, maupun brankas besar berbentuk ruangan. Cara menyimpan dokumen di dalam brankas adalah cara yang paling aman.
Baca Juga Lakukan Ini dan Dapatkan 9 Keuntungan Menabung di Bank
Jenis Jenis Brankas Berdasarkan Ketahanan
1). Steel Safes (brankas yang terbuat dari pelat besi/baja saja).
Brankas seperti ini tidak tahan api dan biasanya hanya di pergunakan untuk penyimpanan uang yang relatif sedikit untuk kebutuhan operasional usaha sekala kecil.
2). Fire Safes (brankas yang sudah di lengkapi dengan fitur tahan api).
Brankas jenis ini terlihat dari ketebalan body brankas dan bila di ketuk terasa ada isi dari body brankas tersebut.
3). Fire and Burglar Safes (Brankas yang masuk klasifikasi Tahan Api dan Tahan Dobrak).
Brankas jenis ini sangat di rekomendasikan untuk digunakan karena sudah memiliki keamanan yang relatif tinggi. Biasanya sudah di lengkapi fitur relocking (penguncian otomatis yang di design khusus).
Dari fisik brankas terlihat berdinding tebal, bahan pelat juga lebih tebal dari jenis Brankas Tahan Api.
Kegunaan Brankas
1). Kegunaan Brankas di Bank
- Brankas dijadikan tempat untuk menyimpan dokumen-dokumen penting milik Bank tersebut yang sangat dirahasiakan. Dan hanya staf-staf yang diberi kewenangan saja yang diberikan kode Brankas tersebut.
- Brankas digunakan untuk menyimpan dana yang di setorkan nasabah sebelum dana itu dikelola kembali oleh Bank untuk diinvestasikan ke sektor-sektor yang membutuhkan
- Brankas di Bank, digunakan untuk menyimpan surat-surat penting yang biasanya dijadikan jaminan oleh nasabah untuk melakukan pencairan dana dari Bank. Biasanya sering kita temui di bank, berada di bagian Teller yang memang berhubungan dengan uang dan nasabah.
2). Kegunaan Brankas Bagi para Ibu Rumah Tangga
Bagi Para ibu rumah tangga, sudah seharusnya memiliki Brankas di rumahnya. Mengapa? Karena sebagai ibu rumah tangga yang tugasnya melayani dan menjaga seluruh harta suami yang diamanahkan kepadanya, baik itu berupa uang, perhiasan ataupun surat-surat berharga, dapat menyimpan semua harta yang diamanahkan kepadanya tadi didalam brankas.
Brankas bagi para ibu rumah tangga merupakan pilihan yang efektif untuk menyimpan dan melindungi barang-barang penting anda dari pencurian bahkan dari api. Brankas ini sangat efektif terutama bagi ibu rumah tangga yang senang mengumpulkan berbagai macam bentuk perhiasan.
Untuk kebutuhan yang sifatnya pribadi, maka pilihlah brankas yang terbuat dari baja tahan api, dan juga terlindungi dari pencurian. Jadi ketika kita meninggalkan rumah, dokumen penting milik Anda akan terlindungi dengan baik didalam brankas.
3). Brankas Solusi Utama Pencegah Perampokan dan Kebakaran
Bayangkan saja jika suatu saat di kantor maupun di rumah terjadi perampokan maupun kebakaran, tentu saja pada saat kondisi genting seperti itu tidak mungkin lagi untuk menyelamatkan barang-barang berharga maupun file-file penting.Namun anda tidak perlu khawatir dan masih bisa punya harapan untuk meneruskan usaha anda jika file-file penting maupun barang-barang berharga tersimpan di brankas.
Keberadaan brankas solusi utama pencegah perampokan dan kebakaran untuk perusahaan anda bahkan tidak hanya itu saja bisa sebagai perlindungan dari berbagai bencana alam karena ketangguhannya yang tidak bisa hancur. Sayangnya untuk memperoleh jenis brankas seperti itu anda salah dalam menentukan toko mana yang paling tepat untuk belanja anda.
4). Brankas Sebagai Tempat Penyimpanan File dan Dokumen Penting
Brankas sebagai tempat penyimpanan file tidaklah harus berkualitas seperti brankas tempat penyimpanan, uang dan logam mulia yang dibutuhkan brankas dengan sistem keamanan yang berlapis-lapis agar tidak mudah dibobol maling.
Tempat tempat penyimpanan arsip-arsip seperti di rumah sakit, kantor-kantor pemda yang tujuannya hanya untuk merapikan arsip yang ada, hanya membutuhkan brankas yang terbuat dari bahan anti api, mengapa?.. karena berkas-berkas yang ada di dalam Brankas tersebut merupakan dokumen yang kegunaannya sepanjang masa.
Brankas untuk tempat penyimpanan arsip data tidak perlu menggunakan sistem keamanan yang berlapis, karena kecil kemungkinan untuk dicuri maling. Tidak seperti uang dan logam mulia yang memang selalu menjadi incaran para pencuri.
2. Menggunakan Safe Deposit Box
Safe Deposit Box adalah suatu wadah atau kotak penyimpanan harta atau surat berharga, yang biasanya ditempatkan pada suatu ruang khazanah yang dirancang secara khusus dari bahan baja yang kokoh, tahan bongkar dan tahan api.
Tujuannya untuk menjaga keamanan barang yang disimpan dan kenyamanan penggunanya. Kotak simpanan atau SDB ini biasanya berada di bank, kantor pos atau institusi lainnya.
Kotak simpanan ini umumnya digunakan untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia, mata uang asing, dokumen penting, penyimpanan data komputer yang perlu dilindungi dari pencurian, kebakaran, banjir dan lain lain.
Umumnya penyewa atau nasabah membayar sejumlah biaya kepada bank sebagai biaya sewa kotak tersebut, yang hanya dapat dibuka dengan kombinasi kunci khusus, tanda tangan yang valid dari penyewa, dan mungkin kode-kode tertentu yang ditetapkan oleh bank.
Beberapa bank bahkan menggunakan fasilitas keamanan dual – kontrol biometrik untuk melengkapi prosedur keamanan konvensional yang sudah ada.
Kegunaan Safe Deposit Box
1). Untuk menyimpan surat-surat berharga dan surat-surat penting seperti sertifikat-sertifikat, saham, obligasi, surat perjanjian, akte kelahiran, ijazah, dan lain-lain.
2). Untuk menyimpan benda-benda berharga seperti emas, berlian, mutiara, intan, dan lain-lain.
Barang-barang Yang Dilarang Disimpan Dalam Safe Deposit Box
1). Narkotika dan sejenisnya
2). Bahan yang mudah meledak
Keuntungan Safe Deposit Box (Kotak Penyimpanan)
1). Aman. Ruang penyimpanan yang kokoh dilengkapi dengan sistem keamanan terus menerus selama 24 jam. Untuk membukanya diperlukan kunci dari penyewa dan kunci dari bank.
2). Fleksibel. Tersedia dalam berbagai ukuran sesuai dengan kebutuhan penyewa baik bagi penyewa perorangan maupun badan.
3). Mudah. Persyaratan sewa cukup dengan membuka tabungan atau giro (ada bank yang tidak mensyaratkan hal tersebut, namun mengenakan tarif yang berbeda).
3. Simpan Dalam Map
Map berfungsi sebagai tempat laporan hasil belajar, Ijazah/STTB dan dokumen lain yang diberikan kepada siswa setiap akhir tahun ajaran, maupun tahun ajaran baru untuk tempat Raport sisipan.
Dengan kualitas terbaik, dan bermacam warna pilihan, serta dengan kualitas logo warna yang sempurna. Membuat produk Map Raport, Map Ijazah, dan Map Sertifikat semakin unggul di pasaran. Dengan cara menyimpan dokumen pribadi menggunakan map akan membuat dokumen Anda lebih aman.
4. Memperbanyak Dokumen
Cara aman yang utama adalah dengan memperbanyak dokumen yang Anda miliki secepatnya. Caranya, dengan di fotocopy atau di scanner.
Simpan dokumen yang tercopy ini dengan baik di lemari Anda atau tempat aman lainnya. Untuk dokumen yang discanner bisa disimpan di flash disk, CD atau komputer.
Penggandaan dokumen ini sangat penting manfaatnya. Jika sewaktu-waktu dokumen yang asli rusak, hilang maka Anda bisa mengurus lagi dengan cepat. Adanya dokumen copyan ini akan memudahkan pengurusan untuk mendapatkan dokumen pengganti.
5. Cara Menyimpan Dokumen dengan Laminating
Agar dokumen tidak rusak dimakan serangga, terkena air dan sobek sebaiknya dilaminating plastik. Ijazah, piagam penghargaan, KK, dan akta kelahiran adalah contoh dokumen yang wajib Anda laminating.
Sebelum di copy, sebaiknya dokumen dokumen berharga Anda di laminating terlebih dahulu menggunakan mesin laminating.
Jenis Jenis Cara Menyimpan Dokumen Menggunakan Laminasi
1. Laminasi Doff
Metode Laminasi Doff adalah jenis laminasi yang menghasilkan lapisan plastik yang berwarna gelap dan tidak mengkilap. Teknik Laminasi Doff mempunyai kesan yang elegan, mewah dan eksklusif.Jenis laminasi ini sering digunakan untuk melaminasi produk seperti buku, majalah, undangan, kertas, surat, dan yang lainnya.
2. Laminasi Glossy
Metode Laminasi Glossy adalah jenis laminasi yang mempunyai karakter berseberangan dengan Laminasi Doff. Kok bisa gitu ? Laminasi Glossy akan menghasilkan lapisan plastik yang berwarna mengkilap pada sebuah produk yang dilapisinya. Jenis laminasi Glossy juga tekstur yang licin ketika disentuh. Laminasi Glossy sering digunakan untuk melapisi permukaan produk seperti, Sticker, Poster, Pamfleat, dan masih banyka lagi.
3. Laminasi Window
Laminasi Window adalah laminasi yang mempunyai fungsi untuk membuat kemasan transparan / dalamnya kelihatan. laminasi Window digunakan pada kemasan sebuah produk yang mempunyai area terbuka. Yang mana area terbuka tersebut akan ditutup dengan plastik laminasi yang transparan.
Sehingga kemasan akan tertutup dengan optimal, namun tetap dapat menampilkan produk yang ada didalamnya. Laminasi Window banyak digunakan atau dimanfaatkan pada kemasan Roti, Mainan, Makanan, Alat Elektronik, dan pengemas kemasan lainnya.
4. Laminasi Spot Uvi
Metode Laminasi Spot Uvi adalah jenis laminasi yang hampir sama dengan jenis laminasi Glossy yakni mampu menghasilkan lapisan permukaan berwarna yang mengkilat. Hanya saja Spot Uvi hanya digunakan untuk area tertentu sedangkan Laminasi Glossy digunakan untuk seluruh permukaan benda.
Laminasi Spot Uvi banyak digunakan pada benda tertentu seperti Undangan. Terkadang ada jenis undangan yang terdapat sebuah tulisan atau gambar yang memiliki warna yang lebih mengkilap dibandingkan permukaan lainnya. Itulah salah satu contoh benda yang mendapat lapisan laminasi Spot Uvi.
6. Membungkus Dokumen dengan Plastik
Untuk cara menyimpan dokumen yang tidak bisa dilaminating karena lembarannya banyak atau berupa sebuah buku maka caranya adalah membungkusnya dengan plastik yang agak tebal.
Usahakan menggunakan plastik yang bening sehingga kalau suatu saat mencari akan memudahkan Anda. Atau jika tidak bisa maka bisa gunakan map plastik yang agak besar dan masukkan semua dokumen penting di dalamnya.
7. Memasukkan ke dalam Lemari
Selanjutnya, simpan semua dokumen penting itu dalam tempat aman dan terkunci. Cara menyimpan dokumen dengan menjauhkan dari jangkauan anak-anak. Pastikan tempat penyimpanan tidak lembab dan memiliki sirkulasi udara yang memadai.
Usahakan tempat penyimpanan jauh dari air, minyak, debu dan panas matahari langsung yang dapat merusak kertas dokumen. Jangan lupa diberi label untuk memudahkan pencarian jika nanti dokumen dibutuhkan lagi.
Baca Juga Pengertian Arsip dan Sistem Penyimpanan Arsip Beserta Contohnya
8. Memberi Kapur Barus
Gunakan kamper/kapur barus dalam tempat penyimpanan untuk mengusir ngengat dan mengurangi kelembaban. Periksa beberapa bulan sekali agar ruang penyimpanan kena sirkulasi udara dan menjaga agar dokumen tidak lengket. Kembalikan dokumen ke tempatnya semula setelah Anda gunakan.
Manfaat Kapur Barus
1. Menyembuhkan Masalah Kulit
Sifat anti-inflamasi kapur barus dapat mengobati masalah kulit tertentu seperti jerawat, gatal, dan ruam kulit. Juga membantu menyembuhkan luka bengkak. Kapur barus banyak digunakan untuk membuat salep anti-gatal.
2. Mengobati Batuk
Menghirup kamper menyembuhkan batuk dan masalah pernapasan lainnya. Baunya bertindak sebagai dekongestan nasal dan membuka aliran udara. Dengan uap air panas, kapur barus dapat mengendalikan iritasi yang disebabkan oleh infeksi tenggorokan.
3. Mengurangi Infeksi Jamur
Kapur barus sangat efektif mengobati infeksi jamur dan virus kulit. Larutkan dalam air dan aplikasikan pada daerah yang terkena infeksi. Bahkan dalam kasus-kasus ekstrim dermatitis neuro, dapat mengurangi rasa sakit dan mengurangi gatal parah.
4. Efektif Untuk Osteoarthritis
Kapur barus digunakan sebagai bahan dalam krim yang dapat mengobati sendi kaku. Bersama Kapur barus mengurangi osteoartritis lebih cepat. Jadi kapur barus adalah obat yang efektif untuk nyeri sendi.
5. Mengobati Asma
Bau kapur barus putih telah terbukti untuk meringankan asma. Menghirup kapur barus dapat mengurangi masalah pernapasan tersebut.
6. Penggunaan Obat Lain
Selain ini, kapur barus juga digunakan untuk beberapa kegunaan obat lainnya. Ini termasuk bantuan dari luka bakar ringan, obat tetes telinga, mengobati kutil, asam urat, rematik, wasir, dan luka dingin dengan menghirup atau dioles.
Itulah beberapa tempat penyimpanan dokumen yang bisa digunakan untuk menyimpan dokumen penting, seperti surat tanah, ijazah, akta kelahiran, kartu keluarga dan sebagainya. Pastikan anda menyimpan dokumen itu dengan baik ya karena dokumen tersebut sangatlah penting.
Baca juga artikel 8 Tips dan Cara Menyimpan Uang dengan Baik dan Terbukti Aman