Wow! Inilah dia fungsi arsip yang anda ketahui saat ini, Keberadaan sebuah arsip semakin penting artinya yaitu dalam menjalani sebuah proses administrasi. Arsip juga mengandung berbagai data dan informasi yang dapat diungkap atau diingat saat dibutuhkan.
Dapat dikatakan bahwa arsip berkaitan dengan berbagai aspek kehidupan, juga baik sebagai pelajar, pegawai maupun sebagai masyarakat umum. Sekedar berbagi secuil informasi di blog matra pendidikan ini seputar arsip dan kearsipan, silahkan sobat ikuti paparan sederhana berikut ini.
Berikut Ini Fungsi Arsip yang Anda Ketahui
1. Pengertian
Dalam artian yang lebih luas, arsip merupakan segala sesuatu yang tertulis, tergambar dan juga terekam yang berisi penjelasan mengenai informasi dari peristiwa yang terjadi bertujuan untuk mengingat kembali.
Barang-barang yang dapat digolongkan sebagai arsip antara lain yaitu: formulir, akta kelahiran, ijazah, dll. Barang yang sudah dapat digolongkan sebagai arsip yaitu barang yang berfungsi untuk mengingat kembali peristiwa lampau.
2. Peran
Wow! Inilah dia fungsi arsip yang anda ketahui saat ini, Peran arsip antara lain yaitu sebagai sumber informasi, sumber dokumentasi dan sebagai bahan bukti.
- sebagai Alat utama ingatan organisasi
- untuk bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
- untuk Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
- sebagai Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
- Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
Kesimpulannya yaitu peranan arsip itu adalah sebagai sumber belajar, pusat informasi, sumber penelitian dan sebagai alat pengawasan.
3. Fungsi
- Arsip sebagai bahan yang pengingat
- Untuk sumber informasi dalam menghadapi permasalahannya
- Sebagai bahan penelitian karena itu arsip merupakan data fakta yang autentik untuk dijadikan dasar pemikiran
- Untuk bukti yang tertulis
- Sebagai gambaran peristiwa
- Nilai Guna Arsip
Berikut beberapa nilai guna arsip yaitu:
- Administrative ,yaitu untuk dibidang admistratif. Contohnya formulir
- Legal ,adalah n dibidang hukum. Misalnya akta jual beli
- Fiscal value, merupakan dibidang keuangan. Seperti cek dan kuitansi
- Research ,yaitu untuk dibidang penelitian. Contohnya skripsi
- Educational , adalah dibidang pendidikan. Contoh ijazah
- -Documentary value, adalah dibidang dokumentasi. misalnya naskah perjanjian asli.
Nilai guna primer
yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan juga.
ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tetapi juga berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah,
maupun swasta perorangan. Nilai guna primer ini meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.
Nilai guna skunder merupakan
nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti maupun bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder ini meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.
Sedangkan memiliki fungsi sebagai merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.
Dalam penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan juga arsip inaktif. Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Dan tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan juga harus selalu .
tersedia sewaktu-waktu. Sedangkan Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. Dan tersebut terkadang juga masih digunakan sebagai bahan referensi.
4. Syarat Petugas
Inilah dia fungsi arsip yang anda ketahui saat ini, Orang yang mengelola arsip disebut juga dengan arsiparis. Untuk menjadi arsiparis dibutuhkan tenaga-tenaga yang terampil dan juga paham tentang sistem kearsipan. Ini contohnya syarat yang harus dimiliki arsiparis, antara lain yaitu:
- Harus memiliki ketelitian, keterampilan, kerapian, serta kecerdasan dan kecerdasan dan pengetahuan umum.
- Cerdas dalam menguasai pengetahuan kearsipan
- Aktif mengikuti perkembangan dibidang pekerjaannya
- Harus mengenal organisasi, jabatan dan tugas-tugasnya
- Dan memiliki keterampilan dan perilaku baik
5. Tujuan Manajemen
- Dalam Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja.
- Dapat Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
- Dan Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.